Um dos maiores desafios que as organizações possuem hoje em dia (além de ter que equilibrar a capacidade de recursos financeiros, tecnológicos, pessoas para novos projetos) é investir corretamente, utilizar esses recursos de forma priorizada e alinhada a estratégia da empresa. Ou seja, mais importante do que fazer é: fazer o que é necessário.
O processo de gestão de demandas garante através de informações e fluxo de trabalho que estão sendo investidos, recursos da empresa para os projetos priorizados e que estão alinhados aos objetivos das empresas. Os critérios de priorização podem variar de empresa para empresa e até mesmo entre as áreas, por isso é normal no processo de gestão de demandas enviarmos pesquisas para coletas de indicadores de valor e risco para diversos patrocinadores.
É fundamental para o processo de gestão de demanda um fluxo de trabalho automatizado, que orquestre todo o processo de coleta de informações das diversas áreas que podem ser impactadas pela demanda na empresa. Nesse etapa temos a atribuição do “Demand Manager”. Ele funciona como um gestor de projetos só que em uma fase anterior ao projeto, onde deve garantir que todas as áreas foram envolvidas e contribuíram para o resultado do conjunto de informação, levando o gestor do portfólio dessa demanda a tomar uma decisão.
A decisão normalmente é realizada através de um comitê mensal, quinzenal ou até mesmo semanal para decidir que será promovido como projeto, ou quais demandas ficaram no Backlog.
A automação de gestão de demandas cria uma sinergia entre as áreas, elimina os silos, ajudando a criar uma cultura de seguir e confiar no processo.
É comum ter empresas que ainda não possuem um processo de gestão de demandas. E que não utilizam as melhores práticas, que já vem com os principais players de mercado, como uma referência para definir o seu processo.
A seguir, algumas perguntas comuns para serem feitas na implantação de gestão de demandas:
1. Qual o critério para abrir demandas. Todos os colaboradores da empresa podem abrir demandas?
2. Quais os tipos de demanda eu devo tratar?
3. Existem fluxos diferentes por tipo de demanda?
4. Quais são os papéis que devem ser definidos num processo de gestão de demanda?
5. Eu devo passar por todo o fluxo da demanda para tomar uma decisão de não fazer?
6. Quais os critérios de avaliação?
Aqui na Aoop temos muita experiência na implantação de PPM. Essas dúvidas e muitas outras que você possa ter, podem ser esclarecidas conosco.
O módulo de ITBM – IT Business Management possui todas as funcionalidades mencionadas acima, além de muitas outras:
– Envio de pesquisas para coleta de indicadores;
– Versionamento do orçamento nas diversas fases do processo;
– Planejamento de capacidades dos recursos envolvidos na demanda.
– Gestão de Tarefas enviadas para os diversos participantes do processo de gestão de demanda.
– Tempo de resposta e resolução para cada fase e etapa e do processo.
Se a sua empresa possui interesse em PPM, entre em contato com a Aoop Cloud.
Por Daniel Piccioli
